با یک بررسی ساده متوجه می‌شوید که بیشتر سازمانهای دولتی و شرکتهای خصوصی به استفاده از دستگاه حضور و غیاب روی آورده‌اند و تقریباً همه آنها به این نتیجه رسیدند که این دستگاه تا چه اندازه می‌تواند روند کنترل تردد در محل کسب و کار آنها را ایمن کند. مسئله حضور و غیاب به طور مستقیم با مباحث کنترل تردد و کنترل دسترسی در ارتباط است و هرچه یک نرم افزار بتواند این دو مورد را به خوبی کنترل کند، در این مسئله موفق‌تر است.
نمونه‌های مختلفی از نرم افزار حضور و غیاب به همراه دستگاه آن در سطح دنیا و در سطح ایران موجود است که در هر کدام از آنها از یک روش خاص برای شناسایی افراد استفاده شده است. به عنوان مثال، دستگاه حضور و غیاب کارتی، چشمی، تشخیص چهره و رمزی تنها چند مورد از این دستگاهها هستند. هرکدام از این روشها دارای مزایا و معایب خاص خود است که به کیفیت بالا در کنترل تردد کمک می‌کند. پس اجازه دهید که در این مطلب ابتدا دستگاه حضور و غیاب را معرفی کنیم و به برخی از پارامترهای مرتبط با آن بپردازیم.
دستگاه حضور و غیاب چیست؟
دستگاه حضور و غیاب شامل یک سیستم فیزیکی و کامپیوتری است که امکان ثبت زمان ورود و خروج پرسنل به یک سازمان یا اداره را فراهم می‌کند. این دستگاه به شکلی طراحی شده است که ابتدا اطلاعات پرسنل در حافظه آن ذخیره می‌شود، سپس در روزها و دفعات بعدی، پس از اسکن اطلاعات در حال تردد و کارکنان، این اطلاعات با یکدیگر مقایسه می‌شود و امکان شناسایی و احراز هویت فرد فراهم می‌شود. پس این دستگاه همراه با یک نرم افزار حضور و غیاب نیز هست که بخش هوشمند آن را تشکیل می‌دهد. این بخش هوشمند وظیفه ذخیره سازی اطلاعات قبلی و همچنین تبدیل اطلاعات تصویری به اطلاعات رمزنگاری شده را بر عهده دارد. قرار گرفتن این دستگاه فیزیکی در کنار این نرم افزار هوشمند باعث به وجود آمدن سیستم حضور و غیاب می‌شود که در ادامه بیشتر از آنها خواهیم گفت.
دستگاه حضور و غیاب چگونه عمل می‌کند؟
عملکرد دستگاه حضور و غیاب از اسکن اطلاعات پرسنل و کارکنان در حال تردد شروع می‌شود. این دستگاهها دارای یک سیستم ورودی هستند که امکان ورود اطلاعات را به ما می‌دهد. حال ممکن است این ورودی یک سیستم ورود رمز یا صفحه کلید باشد، ممکن است یک دوربین تشخیص چهره باشد یا از یک سیستم اسکن اثر انگشت بهره برده باشد.
هنگام راه اندازی سیستم حضور و غیاب، اطلاعات پرسنل مانند اسکن تصویر چهره یا اسکن تصویر اثر انگشت به آن داده می‌شود. سیستم هوشمند دستگاه این اطلاعات را آنالیز کرده و اطلاعات تصویری را به اطلاعات رمزنگاری شده در حافظه دستگاه تبدیل می‌کند. این اطلاعات با مشخصات پرسنل مورد نظر ذخیره می‌شود.
بعد از نزدیک شدن فرد برای ثبت ورود یا ثبت زمان خروج خود به دستگاه، مجدداً اطلاعات هویتی او گرفته می‌شود و این اطلاعات به اطلاعات رمزنگاری شده تبدیل شده و با محتویات ذخیره شده در روزهای اولیه مقایسه می‌شود. اگر اطلاعات جدید با اطلاعات قدیمی ثبت شده در حافظه سیستم حضور و غیاب مطابقت داشته باشند، فرآیند تأیید هویت انجام گرفته و زمان حضور و غیاب افراد ثبت می‌شود. می‌توان ادعا کرد که چنین مکانیزمی در همه دستگاههای حضور و غیاب یکسان است و فقط نوع ورودی آنها با یکدیگر متفاوت است.
مزایای دستگاه حضور و غیاب
با توجه به مطالبی که در مورد نحوه عملکرد دستگاه حضور و غیاب گفته شد، می‌بینیم که عملاً هیچ نیروی انسانی در انجام چنین کاری نقشی ندارد و تمامی مراحل توسط یک سیستم هوشمند انجام می‌شود. پس استفاده از چنین سیستمی می‌تواند با مزایای متعددی همراه باشد که مهم‌ترین آنها، برقراری امنیت در کنترل تردد و ثبت دقیق اطلاعات است. برخی از مزایای دستگاه حضور و غیاب به صورت زیر هستند:
1. ثبت دقیق زمان ورود و خروج پرسنل و ارائه گزارش آن به مدیریت؛
2. جلوگیری از دخالت انسانی در ثبت زمان ورود و خروج و اطمینان پذیری بالا؛
3. مورد تأیید بودن اطلاعات سیستم برای نهادهای قضایی و امنیتی؛
4. امکان گرفتن خروجی و پشتیبان از سیستم برای شرایط بحرانی؛
5. امکان آنالیز اطلاعات بر اساس دوره‌های زمانی و انتقال آنها به نرم افزار های ارزشیابی ۳۶۰ درجه کارکنان؛
6. کاهش خطای انسانی و احتمال دست بردن در اطلاعات سیستم؛
7. سهولت در نصب و راه اندازی دستگاه حضور و غیاب
مطلب دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره و مزایا و معایب آن می‌تواند در این حوزه اطلاعات بیشتر و دقیق‌تری را در اختیار شما قرار دهد.
قیمت دستگاه حضور و غیاب
یکی از مواردی که برای خریداران دستگاه حضور و غیاب اهمیت دارد، قیمت دستگاه ساعت زن است. این مسئله به حدی اهمیت دارد که ممکن است در بیشتر موارد باعث تغییر گزینه‌های انتخابی ما شود. به عنوان مثال ممکن است یک فروشگاه اقدام به فروش دستگاههای حضور و غیاب نیتجن، دستگاههای حضور و غیاب ویردی، دستگاههای حضور غیاب سوپرما و دستگاههای حضور و غیاب ZK کندکه هر کدام از آنها قیمت متفاوتی دارد.
مسئله پیدا کردن ارزانترین دستگاه حضور و غیاب یک چالش مهم و زمان‌بر است. در واقع شخص خریدار باید زمان کافی به گشتن در وب سایت‌ها و فروشگاه‌های اینترنتی مختلف اختصاص دهد تا بتواند از هر کدام از این محصولات دیدن کند. بررسی کیفیت و توانایی این سیستم‌ها باعث می‌شود که قیمت برخی از محصولات نسبت به برخی دیگر تفاوت داشته و گزینه‌های انتخابی ما محدودتر باشد. مثلاً ممکن است یک خریدار به دنبال قیمت دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی ارزان باشد، اما در نهایت به چند برند خاص خواهد رسید که می‌تواند از بین آنها یک مورد را انتخاب کند.
بهترین دستگاه حضور و غیاب
پیدا کردن بهترین دستگاه حضور و غیاب به سلیقه فرد و انتظار از این سیستم بستگی دارد. مثلاً ممکن است شخصی قیمت ارزان را به عنوان یک فاکتور مهم در نظر داشته باشد، اما شخصی دیگر به کارایی و سیستم عملکردی آن توجه کند. بنابراین مشخص کردن یک معیار دقیق و ثابت برای بهترین دستگاههای حضور و غیاب چندان درست نیست و تنها می‌تواند چند معیار را برای آنها تعریف کرد. به عنوان مثال، یک سیستم حضور و غیاب مناسب:
1.از قیمت مناسبی برخوردار است،
2.تعداد افراد بیشتری را پوشش می‌دهد،
3.امکان استفاده همزمان از چند سیستم اسکن اطلاعات را فراهم می‌کند،
4.امکان گرفتن خروجی اطلاعات و آنالیز آنها را فراهم می‌کند،
5.محیط کاربری آسان و ساده را در اختیار کاربران قرار می‌دهد.
انواع دستگاه حضور و غیاب
تا اینجا به این نتیجه رسیدیم که دستگاههای حضور و غیاب تحت چه شرایطی می‌توانند به ما کمک کنند و به عنوان یک گزینه ایده‌آل به کار گرفته شود. اما اگر بخواهیم بهترین نتیجه ممکن را از یک سیستم حضور و غیاب دریافت کنیم، لازم است که با انواع مختلف و آنها آشنا باشیم و نحوه عملکرد آنها را درک کنیم:
دستگاه حضور و غیاب رمزی
ورودی این دستگاهها شامل یک صفحه کلید عددی یا حروف است که امکان ورود رمز به شکل عددی یا حروف و یا ترکیبی را فراهم می‌کند. کار با این دستگاهها ساده است، اما احتمال فراموش کردن رمز ورود یا هک کردن آن توسط افراد ضربدر وجود دارد.
دستگاه حضور غیاب انگشتی
در این دستگاهها از یک سیستم ورودی اسکن اثر انگشت استفاده می‌شود. کار با این سیستم بسیار راحت است و یادگیری آن نیز آسان است. با توجه به اینکه اثر انگشت در افراد مختلف متفاوت است، سطح امنیت دستگاه اثر انگشت خوان بسیار بالاست و امکان تقلب در نتایج آن وجود ندارد.
دستگاه حضور و غیاب کارتی
کارت‌های مایفر و کارت‌های هوشمند به عنوان کلیدهای الکترونیکی در دستگاههای حضور و غیاب کارتی به کار گرفته می‌شود. این دستگاهها دارای یک سیستم کارتخوان هستند که اطلاعات ذخیره شده در کارت تردد و کارت پرسنلی افراد را دریافت می‌کنند و فرآیند احراز هویت را انجام می‌دهند. امکان هک کردن یا تغییر اطلاعات این کارت‌ها و سیستم‌ها بسیار کم است، اما ممکن است کارت شناسائی کارکنان در اختیار سایر افراد قرار گیرد و در نتایج آن دخل و تصرف داشته باشد.
دستگاه حضور و غیاب چشمی
عملکرد این سیستم حضور و غیاب هم مانند دستگاه اثر انگشت خوان است و بر مسئله الگوی شبکیه چشم افراد پایه‌گذاری شده است. برای استفاده از این سیستم، فرد در جلوی دوربین قرار می‌گیرد و اطلاعات چشم او با اطلاعات ذخیره شده در سیستم مقایسه شده و فرآیند تأیید هویت و ثبت زمان تردد انجام می‌گیرد.
دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره
دستگاه های حضور و غیاب تشخیص چهره از یک الگوی خاص برای ثبت اطلاعات چهره افراد استفاده می‌کنند. این دستگاهها دارای یک دوربین هستند که از چهره افراد تصویر برداری کرده و آن را به صورت الگوهای رمزنگاری شده ذخیره می‌کند.
آیا خرید دستگاه حضور و غیاب دست دوم اقتصادی است؟
یکی از راهکارهایی که برخی از شرکت‌ها و سازمان‌ها برای خرید دستگاه حضور و غیاب انجام می‌دهند، استفاده از دستگاههای دست دوم و کارکرده است. این موضوع شاید گزینه ایده‌آلی باشد و تنها در چند مورد احتمال بروز مشکل در آنها وجود دارد. اولین سیستم‌های حضور و غیاب کار مکانیکی خاصی انجام نمی‌دهند و به همین دلیل خیلی دیرتر از سایر ابزارها کهنه و مستهلک می‌شوند. بنابراین امکان استفاده چند باره از این دستگاهها وجود دارد و اگر شرکتی به سراغ گزینه خرید دستگاه حضور و غیاب دست دوم برود، معمولاً مشکل خاصی ایجاد نمی‌شود.
اما این موضوع زمانی مشکل‌ساز می‌شود که امکان بروز رسانی نرم افزار حضور و غیاب وجود نداشته باشد. اگر یک دستگاه کارکرده مربوط به شرکتی باشد که امکان بروزرسانی نرم افزار آن را فراهم کند، می‌توان امیدوار بود که عملکرد طبیعی دستگاه در سطح قابل قبولی باشد و امکان استفاده از آن فراهم باشد.
اگر احساس می‌کنید که خرید دستگاه حضور و غیاب می‌تواند به امنیت کنترل تردد و ثبت دقیق زمان ورود و خروج کارکنان شما کمک می‌کند، با کارشناسان ما در گروه فرزان کارت آسیا در تماس باشید.